首先确定您的常规工资率
在固定的7天工作周内工作超过40小时的非豁免（Non-exempt）员工，对于每个额外小时，必须获得至少为其常规工资率（regular rate of pay）1.5倍的报酬。计算雇主欠您的金额，需要算出您真正的常规工资率，而不仅仅是基础时薪。
如果您只拿纯时薪，没有班次差额补贴或奖金，计算方式非常简单。$20.00的时薪对应的加班费率为每小时$30.00（$20.00 x 1.5）。如果雇主只按标准单倍工资支付了10个小时的加班时间，他们仍欠您剩余的半倍溢价，即每小时$10.00，共计$100.00。如果他们记录了这10个小时但一分钱没付，则欠您全额的每小时$30.00，共计$300.00。
如果您有非全权决定性奖金（nondiscretionary bonuses）、销售佣金或班次差额补贴，这些收入在计算常规工资率之前必须先计入您的每周总收入。要得出特定某周的常规工资率，请用该工作周的总报酬除以该周的总工作小时数。将算出的常规工资率乘以0.5，即可得出每小时额外的加班溢价；如果该加班时间完全未获支付，则乘以1.5。
雇主不得将两周的工时平均计算来规避加班费。在双周发薪周期中，第一周工作50小时，第二周工作30小时，第一周依然算作加班10小时。加班门槛不是由发薪周期决定的，而是由固定的7天工作周决定的。
收集工作记录并重构缺失的工时卡
根据联邦和各州工资法，雇主负有准确记录员工工时的法律责任。如果工时记录因打卡外工作（off-the-clock work）而缺失、被篡改或未予记录，法庭和劳动执法部门接受员工合理的估算记录。
在与薪资部门交涉前，请收集所有能证明工时的凭据。请将这些文件保存在个人设备或个人云盘中，切勿留在公司电脑上：
- 显示税前工资（gross pay）、时薪和记录工时的逐项工资单（pay stubs）。
- 工时单（timesheets）、电子打卡记录以及打卡修改日志。
- 大楼门禁刷卡记录和停车库出入时间戳。
- 已发邮件、内部即时通讯时间戳，以及显示在排班时间之外从事工作活动的派工记录。
- 确认上下班时间的个人日历、备忘录或GPS定位记录。
- 制作一份电子表格，逐行罗列每个工作周。记录工作周的开始日期、出勤天数、每日工时、每周总工时、超过40小时的工时、实际收到的工资以及未付的加班费差额。
制作一份电子表格，逐行罗列每个工作周。记录工作周的开始日期、出勤天数、每日工时、每周总工时、超过40小时的工时、实际收到的工资以及未付的加班费差额。
为薪资部门起草一份客观严谨的核算清单
所有初步的书面要求都应严格专注于日期、时间和数字计算。追讨加班费本质上是对实际工作时间与已支付薪酬的财务核对，而不是发泄职场怨气的场合。
书面核算清单中应包含的内容：
- 您的准确职位名称、任职日期和指定的工作周排班。
- 遗漏或少付加班费的发薪周期。
- 您的常规时薪率及其计算方式。
- 每周未付加班费的确切小时数。
- 所欠税前总额。
- 明确的付款截止日期，例如收到信函后的10个工作日内。
应避免提及的内容：
- 针对人际敌意、偏袒或管理不善的指控。
- 报警或提起刑事盗窃指控的威胁。
- 在有确切时间戳记录的情况下使用推测或估算数字。
- 谈及无关的职场纠纷或绩效考核。
各州法律对加班计算与罚金数额的影响
虽然联邦法规确立了每周40小时的基准加班规定，但各州的法律法规对加班门槛、薪资计算方法和法定赔偿金均有不同规定。
在加利福尼亚州，根据 Cal. Lab. Code § 510，除每周工时门槛外，每日加班规则同样适用。单日工作超过8小时的部分需支付1.5倍的常规工资率。单日工作超过12小时的部分需支付双倍工资（常规工资率的2倍）。在一个工作周内连续工作7天时，第7天前8小时按1.5倍计算，超过8小时的所有工时按双倍工资计算。如果雇主在员工离职时故意克扣拖欠工资，Cal. Lab. Code § 203(a) 设立了待工罚金（waiting time penalty）：在拖欠工资未付清前，按您的日工资标准按日累加罚金，最长可达30天。您有3年时间向 California Labor Commissioner's Office 提出加班索赔。查看详细法规说明：加利福尼亚州欠薪页面。
在伊利诺伊州，根据 820 ILCS 105/4a，工作周内超过40小时的工时按常规工资率的1.5倍计算加班费，无单日加班触发条件。然而，伊利诺伊州的法定损害赔偿金非常高。根据 820 ILCS 105/12(a)，提起民事诉讼的员工可获得三倍赔偿（少付金额的三倍），外加拖欠期间每月按少付金额5%计算的额外赔偿金，以及合理的律师费。如果想在不打官司的情况下提出行政申诉，根据 820 ILCS 115/11，您必须在应付报酬到期后1年内向 Fair Labor Standards Division 提交投诉。完整详情请参阅 伊利诺伊州欠薪页面。
在宾夕法尼亚州，43 P.S. § 333.104(c) 要求周工时超过40小时部分按常规工资率的1.5倍支付。宾夕法尼亚州法律针对领固定薪水的非豁免（salaried non-exempt）员工提供了一项独特的计算规则：根据 34 Pa. Code § 231.43(g)，您的常规工资率是将固定薪资除以40小时计算得出，而不是采用变动工作周公式（fluctuating workweek）。根据《工资支付与追讨法》（Wage Payment and Collection Law）43 P.S. § 260.10，如果超过常规发薪日30天仍未支付加班费，且雇主无法证明存在善意争议，您可以要求获得相当于未付余额25%或$500的预定赔偿金（liquidated damages），以金额较高者为准。根据 43 P.S. § 260.9a(g)，州内索赔的时效为3年，可提交给 Pennsylvania Department of Labor & Industry Bureau of Labor Law Compliance。更多规则请查看 宾夕法尼亚州欠薪页面。
通过正式挂号催告函采取升级行动
当向薪资部门发送内部邮件只换来拖延、推诿或拒绝时，口头交涉就必须停止。通过美国邮政（USPS）带有回执的挂号信（Certified Mail with Return Receipt）发送正式催告函（demand letter），能彻底改变纠纷在行政和法律上的定性。
挂号信会形成可核查的书面证据链，证明雇主在特定日期收到了您的详细核算明细。由公司人员签收的纸质绿色回执卡，可以防止管理层在日后的劳动索赔或法庭诉讼中辩称他们从未收到有关具体加班工时的通知。
信函应直接寄给企业主、注册代理人（registered agent）或薪资主管。附上您的逐项明细表，指明适用的州法律条款和法定处罚，并在提起行政申诉或诉讼前给出明确的付款截止日期。
催告函不适用的情形
催告函并不适用于所有的工资纠纷。在不恰当的情况下使用此方法可能会浪费时间或危及您的追偿权益。
如果您的雇主已申请 Chapter 7 或 Chapter 11 破产保护，联邦法律会自动中止（automatic stay）所有私人催收和索赔要求。在这种情况下，您必须直接向审理该案的联邦破产法院提交债权证明（Proof of Claim）。
如果您的索赔已超出法定时效——例如超过了伊利诺伊州法律规定的1年行政申诉期，或加利福尼亚州和宾夕法尼亚州的3年诉讼时效——催告函无法让已过期的法定罚金追索权复活。
如果您的职位依法被定为行政、管理或专业类别的豁免（exempt）岗位，并且领取了符合资格标准的固定薪资，那么无论工作多少小时，您在法律上都不享有加班溢价。对于受集体谈判协议约束的工会成员，如果协议要求必须走强制性申诉和仲裁程序，则必须遵循合同纠纷处理流程，而不能擅自发起个人薪资追讨。